শেখার লক্ষ্য
- পুনরাবৃত্ত সেবা ও হস্তান্তর মানচিত্রে আনুন।
- মানুষকে অসীম সামর্থ্য না ধরে কাজের চাপ ও মান মেলান।
কাজের প্রবাহ দৃশ্যমান করুন
গ্রাহকের একটি বাস্তব অনুরোধ শেষ পর্যন্ত অনুসরণ করুন। প্রতি ধাপে উপকরণ, দায়িত্বশীল, সারি, সিদ্ধান্ত ও ফল লিখুন। দলের মধ্যের অপেক্ষা প্রক্রিয়ার সময়ের চেয়ে গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। «শুরুর জন্য প্রস্তুত» ও «সম্পূর্ণ» নির্ধারণ করুন যাতে অসম্পূর্ণ অনুরোধ বারবার না যায়। সহজ যৌথ তালিকা অনুসরণহীন জটিল ছবির চেয়ে উপকারী হতে পারে।
চাহিদা ও ব্যবহারযোগ্য সামর্থ্য হিসাব করুন
নির্দিষ্ট সময়ে আগমন গুনুন এবং বিভিন্ন কাজের সময় নমুনায় দেখুন। যাচাই, সমন্বয়, বিরতি ও অনুমেয় বাধা ধরুন। গড় বিকেলের চাপ বা অল্প কিছু কঠিন ঘটনা আড়াল করতে পারে। পরিবর্তন ও পরিণতি অনুযায়ী অতিরিক্ত জায়গা রাখুন; প্রতি মিনিট ভরলে জরুরি ব্যতিক্রমের সুযোগ থাকে না।
যেখানে ভুল সংশোধন সম্ভব সেখানে পরীক্ষা রাখুন
গ্রাহক ও ব্যবসা রক্ষার কয়েকটি মানশর্ত ঠিক করুন। অপরিবর্তনীয় কাজের আগে জরুরি তথ্য এবং শেষে নমুনা দেখুন। পুনরায় কাজের কারণ আবিষ্কারকারীর থেকে আলাদা লিখুন। বারবার তথ্যের অভাব হলে উন্নত ফর্ম দরকার হতে পারে, কেবল দ্রুত কাজের আরেক নির্দেশ নয়।
এক বাধা উন্নত করে গোটা সেবা দেখুন
দৃশ্যমান বাধা বাছুন, ছোট পরিবর্তনে সম্মত হন এবং উপযুক্ত ভিত্তির সঙ্গে তুলনা করুন। প্রবাহ ও মান একসঙ্গে দেখুন; গ্রাহককে আবার যোগাযোগ করতে হলে দ্রুত বন্ধ করা উন্নতি নয়। অনিরাপদ বা অবাস্তব কাজ জানানো এবং ব্যতিক্রম ওপরে পাঠানোর পথ দিন। নতুন পদ্ধতি লিখে শেখান এবং অন্য ধাপে অতিরিক্ত চাপ পড়ছে কি না দেখুন।
পুনরাবৃত্ত পরিচালন চক্র
সাধারণ কাজ ও অস্বাভাবিক ব্যর্থতা উভয় থেকে শিখুন।
গ্রহণ
অনুরোধ দেখে পরের দায়িত্বশীল ঠিক করুন।
সম্পাদন
স্পষ্ট পদ্ধতি ও উপযুক্ত সামর্থ্য নিন।
যাচাই
জরুরি মানশর্ত ও ব্যতিক্রম দেখুন।
উন্নতি
বিলম্ব ও পুনরায় কাজ দেখে পদ্ধতি বদলান।
তুলনামূলক ছক
| ধাপ | সমাপ্তির নিয়ম | উপকারী প্রমাণ |
|---|---|---|
| প্রবেশ | প্রয়োজনীয় তথ্য নিশ্চিত | তথ্য ঘাটতিতে ফেরত যাওয়ার ভাগ |
| প্রক্রিয়া | সম্মত সীমায় কাজ সম্পূর্ণ | অপেক্ষা ও কাজের সময় আলাদা |
| পর্যালোচনা | গুরুত্বপূর্ণ পরীক্ষা উত্তীর্ণ | পুনরায় কাজের কারণ ও পুনঃযোগাযোগ |
| বন্ধ | গ্রাহক অবহিত ও নথি যথাযথ রাখা | সমাধানের মান ও বাকি ব্যতিক্রম |
সামর্থ্যের ঘাটতি খোঁজা
কাল্পনিক দল সপ্তাহে ১২০টি অনুরূপ অনুরোধ পায়। নমুনায় অন্যান্য কাজের আগে প্রতিটির জন্য ১৫ মিনিট লাগে।
- সরাসরি কাজ ১২০ × ১৫ = ১,৮০০ মিনিট বা ৩০ ঘণ্টা।
- যাচাই ও সমন্বয়ের ছয় ঘণ্টা যোগ হলে চাহিদা ৩৬ ঘণ্টা।
- ব্যবহারযোগ্য সময় ২৮ ঘণ্টা। আট ঘণ্টার ঘাটতি মেটানোর আগে দল এড়ানো যায় এমন পুনরায় কাজ ও উত্তরের প্রতিশ্রুতি দেখে।
হিসাব ঘাটতি আলোচনাযোগ্য করে। প্রতিটি অনুরোধ গড় সময় নেয় বা কর্মী বাড়ানোই একমাত্র সমাধান, তা প্রমাণ করে না।
করণীয় তালিকা
- এক অনুরোধ শুরু থেকে শেষ দেখান।
- প্রস্তুত, শেষ ও ব্যতিক্রম নির্ধারণ করুন।
- চাহিদা ও সামর্থ্য আলাদা হিসাব করুন।
- গতির সঙ্গে মান পর্যালোচনা করুন।
সাধারণ ভুল
অদৃশ্য সারি
ব্যক্তিগত বার্তায় অপেক্ষমাণ কাজ অগ্রাধিকার ও সামর্থ্য বোঝা কঠিন করে।
সমাধানহীন গতি
আগে বন্ধ করা ড্যাশবোর্ড ভালো দেখালেও গ্রাহক ও সহকর্মীর পুনরায় কাজ বাড়ায়।
প্রশ্ন ও উত্তর
প্রতি প্রক্রিয়ায় স্বয়ংক্রিয়তা দরকার?
না। আগে কাজ, ব্যতিক্রম ও দায়িত্বশীল স্পষ্ট করুন। সুবিধা স্থাপন ও রক্ষণাবেক্ষণকে সমর্থন করলে স্থিতিশীল উপযুক্ত ধাপ স্বয়ংক্রিয় করুন।
গড় সময় কি কর্মী নির্ধারণে যথেষ্ট?
না। আগমনের ধরন, কাজের বৈচিত্র্য, অন্য দায়, সেবার প্রত্যাশা ও দেরির প্রভাব ধরুন।
তথ্যসূত্র ও আরও পড়ুন
- সামর্থ্য ও দক্ষতা পরিকল্পনাCIPD
প্রতিষ্ঠানের চাহিদাকে মানুষ ও দক্ষতার সঙ্গে মেলানোর অতিরিক্ত পাঠ।
- ব্যবসার পরিচালনাU.S. Small Business Administration
সরকারি ব্যবস্থাপনা নির্দেশনা সেবা, অর্থ ও মানুষের যোগসূত্র দেয়।
